Lo reconozco: me gusta planificar y medir casi todo lo que hago en el trabajo, para ver en qué pierdo las horas. Y en momentos de mucho trabajo, las reuniones improductivas son el foco de mi ira controladora; por eso creo que hacer reuniones online es una manera eficiente de mejorar nuestra productividad. ¿Te apuntas a debatir sobre ello?
Si has leído mis artículos anteriores ya sabrás que de cuando en cuando escribo sobre productividad y lo que me irritan algunas cosas. Como las llamadas inoportunas, que no puedo con ellas.
Elige bien a qué reuniones asistir; pero no las ignores, son necesarias para evitar males mayores #productividad Share on XPero claro, en las primeras fases de un desarrollo web las reuniones son un punto clave para llevar el proyecto a buen puerto.
Muchas veces postergamos una reunión porque no logramos cuadrar la agenda o porque un asunto no es lo suficientemente importante para hacer una reunión. Y luego te arrepientes.
Piensa en grande: hay empresas con equipos de desarrollo que separan miles de kilómetros de distancia. ¿Como cuánto de grande tendría que ser un problema para coger un vuelo de 18 horas para una reunión técnica? Seguramente tarden años en verse en persona y hay pocas cosas que no pueden resolver a través de grupos de trabajo y reuniones online.
No, 45 minutos de viaje para una reunión de 30 minutos que empieza 15 tarde no eran necesarios…
Vale, a veces tengo mi puntito de asocial, pero esta vez mi defensa de lo online va más enfocado a ayudar al cliente con su proyecto. Aunque tu proyecto sea local y tu equipo esté a 20 minutos en metro, a lo mejor es más productivo coordinar una reunión online de 30 minutos que desplazar al equipo a tus oficinas.
Una ventaja de equipos de desarrollo pequeños/medianos es que, en muchas ocasiones, el trato con el cliente esté a cargo de la misma persona que lleva el peso del proyecto; pero recuerda:
Tiempo de reunión + desplazamientos + retrasos
=
menos tiempo para dedicar a tu proyecto
¿Por qué me gustan más las reuniones online?
Creo que ya te he ido dando algunas pistas, pero voy a darte mis 5 principales razones por las que prefiero las reuniones online.
Dice @salonsoweb que prefiere las reuniones online. Estas son sus 5 razones Share on XEvitas desplazamientos
Si lo ideal es tener reuniones que no superen los 60 minutos, cualquier desplazamiento de más de 30 es una gran pérdida de tiempo. No me gusta invertir más tiempo en desplazarme que en tener la propia reunión.
Compartes documentos
Resulta muy cómodo compartir un documento en vivo y comentarlo, abrir un enlace, etc . Me ha pasado en muchas reuniones: llevas material pero se te olvida algún documento en la oficina; o incluso el equipo que hay en la sala de reuniones necesita un software que no tienes y se te va al traste la mitad de la presentación.
¿por qué no se abre el powerpoint aquiiiiii?Puedes grabar la sesión
Obviamente, siempre que las dos partes estén de acuerdo puedes aprovechar y grabar la reunión en vídeo. Así, en el momento de revisar las notas puedes retomar algún punto que habías pasado por alto o evitar el fatídico momento de: ¿Azul? pero si en la reunión dijimos que sería todo rojo y al revés…
Simplifica las agendas
Salvo que tu único valor sea reunirte a diario, la mayoría de nosotros odiamos desplazarnos (tráfico, transporte público, meteoritos… en fin, cosas). Pero si quedamos por e-mail para hacer un Skype de 15-20 minutos un par de lunes al mes y ver el estado del proyecto… la cosa cambia. Y el proyecto muchas veces lo agradece.
Permite incluir participantes puntuales:
Esta también es muy típica. Aunque en el proyecto participen varias personas, si medio equipo se desplaza a una reunión dejas en cuadro la oficina. Pero en una reunión online es fácil que un compañero entre 5 minutos a la reunión para comentar un tema o que se conecte un tercer invitado que está en otra ubicación para aclarar un punto relevante.
En definitiva, las reuniones online me resultan más simples, más rápidas y más efectivas. Productividad al 100%
Ingredientes para una reunión online productiva
Igual que cuando vamos a una reunión física, hay ciertos aspectos que siempre intento tener en cuenta en las reuniones online para que salgan mejor:
Cuida el entorno
Échale un vistazo al entorno. Qué se ve a tu espalda, la iluminación de la sala o el orden del escritorio compartido.. Aunque no queramos, nuestros cerebros se van a fijar en esos aspectos y van a condicionar nuestra reacción y la percepción que tengamos de la reunión.
Haz alguna prueba
Lo ideal es que siempre hagas pruebas antes de tus reuniones online. Prueba el vídeo y el audio, comprueba que tienes todo a mano y los documentos que quieres compartir durante la reunión.
Evita ruidos y distracciones
Igual que si estuvieras en una reunión física, evita las distracciones durante la reunión online. Intenta que no haya ruidos estridentes en la sala donde estés y apaga o silencia el teléfono móvil (o avisa de que lo dejas con sonido si esperas una llamada muy urgente).
Coordina una agenda del día
También deberías hacerlo en todas las reuniones. Antes de empezar, lo ideal es tener un orden del día con los puntos clave que quieres tratar en la reunión. Así, podrás ir «tachando» los temas y no os dejaréis nada en el tintero.
No envíes los documentos en vivo
Aunque sea muy sencillo de hacer, no envíes durante la reunión los documentos que estás viendo en pantalla. Es mejor compartir el escritorio e ir comentándolos en vivo con los puntos más importantes. Después de la reunión, agrupa todo el material y lo compartes en bloque. ¿La razón? Somos cotillas por naturaleza. Seguramente el interlocutor lo abra al momento de recibirlo y pierdas su atención.
Toma notas (aunque lo grabes)
Está comprobadísimo que tomar notas durante una reunión mejora la percepción del problema y ayuda en su resolución. Bueno, comprobadísimo no lo sé, pero a mi me funciona y me parece fundamental. Aunque tengas la sesión grabada, toma notas de los puntos más importantes que se traten en la reunión online.
Planifica la reunión
Este es un error muy habitual. Muchas veces, tenemos la costumbre de ir preparando los ajustes finales de la reunión durante el trayecto; y como ese tiempo no existe en las reuniones online, pasamos este aspecto por alto. Las consecuencias pueden ser muy poco profesionales y desastrosas.
Llegar a una reunión sin saber qué ibas a decir está en el TOP de cosas poco profesionales…
Herramientas útiles para hacer reuniones online
Ahora que ya te he convencido de que las reuniones online son lo mejor del mundo mundial (porque te he convencido ya, ¿verdad?), toca hablar de las mejores herramientas para hacer reuniones online de trabajo.
Son están todas las que son, porque son muchas, pero son todas las que están las que yo he usado.
Sin gastarte ni un €
En la lista de ventajas se me ha olvidado incluir el ahorro considerable que supone no desplazarte a reuniones de trabajo. Si seguimos con el tema del ahorro como base, existen buenísimas herramientas gratis para hacer tus reuniones online.
Hangouts / Meet de Google
Google aprovechó la potencia que había desarrollado en Youtube para lanzar una herramienta útil y muy práctica para organizar reuniones online.
Aunque va dando tumbos de un lado a otro (antes se hacían desde Google+, después desde Youtube y ahora desde la propia app o desde Gmail), la solución de Hangouts es muy efectiva para hacer reuniones online, seminarios o webinars.
Además comparte interfaz con Gmail, algo que se agradece cuando no todos los asistentes a la reunión tienen un manejo alto de ordenadores.
También cuenta con app propia para dispositivos móviles, que permite tener varias cuentas de e-mail (gmail o gsuite) conectadas, un gestor de contactos y un histórico de llamadas/reuniones realizadas.
Muy del estilo de la próxima herramienta.
Skype de Microsoft
Uno de los pioneros, y el referente desde hace años en videollamadas a través de internet es Skype. Y desde su compra por parte de Microsoft se han ido incluyendo más opciones útiles para nuestras reuniones online.
De hecho, trabajan desde hace algún tiempo en integrar Skype dentro de las paquetes de pago de Office 365, haciendo un producto con soluciones orientadas a empresas para los que necesiten algo más (aunque la solución gratuita es muy práctica)
Algunas de las ventajas de usar Skype en reuniones online:
- Interfaz sencilla
- Multidipositivo (incluso tienen acceso web sin necesidad de registro)
- Alta calidad
- Múltiples participantes
- Contenido compartido (escritorio, documentos, aplicaciones…)
- Integración total con el paquete de Office.
Facetime de Apple
Por cerrar el círculo de los 3 gigantes (a la espera que Amazon o Tesla se inventen una plataforma), metemos un producto de Apple. Si todos los participantes utilizan dispositivos de Apple, la herramienta de Facetime puede ser una buena solución gratuita para hacer reuniones rápidas online.
Ojo, hay que tener en cuenta que Facetime solo tiene soporte de videollamada. Olvídate de compartir documentos o el escritorio. Puede ser útil para una llamada rápida con el equipo, pero no será una solución 100% efectiva
Invirtiendo un poquito al mes
Si ya has probado estas soluciones pero necesitas dar un salto en tus reuniones online, existen otras soluciones de pago que ofrecen herramientas más profesionales y orientadas 100% al ámbito empresarial.
De entre todo el abanico que hay en el mercado yo he usado 3:
- Webex, de CISCO: tiene una interfaz muy intuitiva y muuuuuuchas herramientas compartidas muy visuales para informes y reuniones colaborativas.
- Go To Meeting: entre otras muchas cosas, cuenta con soporte propio para la grabación (y envío posterior a los participantes) de las sesiones.
- Microsoft Teams: La más utilizada en los últimos meses. Es un servicio de la plataforma en la nube, Office 365, específico para empresas, que ofrece un buen número de funciones colaborativas: Compartir pantalla o archivos en tiempo real, chat, reuniones, almacenamiento de archivos, videollamadas…
El coste de las herramientas seguramente sea menor que los gastos de desplazamiento y horas perdidas de camino a reuniones
Puede que tener un coste fijo mensual (ronda los 30$ en los planes más baratos) escueza un poco. Pero si sumas los gastos que hemos hablado antes de desplazamientos, tiempo perdido, transporte, etc es posible que sí merezca la pena.
Todo es cuestión de valorar las soluciones adicionales que ofrece a Hangouts o Skype y evaluar si les vamos a sacar partido.
Bueno qué, ¿he conseguido convencerte o sigues en el club de las reuniones físicas? ¿tal vez ya eras fan total de las reuniones online?
Sea como fuere, me gustaría abrir debate y conocer tu opinión sobre esta forma de orientar las reuniones.
¡Hasta el próximo post!
3 comentarios en «Cómo hacer reuniones online de manera efectiva»
Hola, Santy!
Te apoyo totalmente, las reuniones online ahorran mogollón de tiempo y aumentan la productividad de un equipo x1000.
Vale que a veces hay que reunirse en persona (¡y a veces hasta apetece!), pero por regla general gran parte de las reuniones offline podrían ser más eficientes online.
Es que solo por poder compartir pantalla y grabar ya merece la pena. Y si encima te ahorras el desplazamiento… Pa'qué 🙌
Me gustaría contribuir a tu post con dos ingredientes más:
1- Ten el número de teléfono de la persona de antemano. A veces falla el sonido, la pantalla, el Internet… Y una llamada te puede sacar del apuro.
2- Ponte pantalones 😂
Un saludo!
Alicia
JAJAJAJAJAAJAJAAJ, ¡Alicia!
Me he reído muchísimo con el punto 2… ¡toda la razón! Y también con el 1, que a veces se olvidan los básicos.
El otro día estuve unos 45 minutos hasta que la otra persona llegó a conectarse a Skype para luego hablar menos de 30 minutos… una locura que podríamos haber resuelto por teléfono (que también lo odio, pero en este caso era más productivo).
Muchas gracias por pasarte a comentar!
Muy buen post! Predijo un poco todo lo que pasó este año con la pandemia.